3  基于全過程安全管理的檔案保護新模式

3.1 加強接收入庫檔案的消毒保護

一是入庫檔案消毒。

檔案消毒是保護檔案的第一步，其重點是新入庫的檔案，此外原有的館藏檔案、新入庫的檔案盒與檔案袋、新入庫的檔案裝具等也是消毒的對象。在消毒工作中重點遵循科學原則、高效原則、質量原則及安全原則。采用檔案實時消毒、庫房消毒凈化、新載體的防霉抑霉，以及專門檔案消毒處理等方式。加強檔案消毒管理，提高檔案保護意識，積極做好日常檔案消毒工作，制定自然災害檔案搶救消毒預案，正確使用消毒設備和方法，并建立有害微生物和害蟲的檢查機制。

二是收集中的檔案安全保護。

建立檔案征集的安全管理制度;征集檔案進館前，要嚴密包裝、妥善運輸、專人護送，保證檔案安全;征集來的檔案要及時歸檔，有關部門應及時向檔案管理部門移交。

三是整理中的檔案安全保護。

做到分類準確、編排有序、目錄清楚、填寫規范、裝訂整齊、格式統一;檔案整理歸檔時，應當按照檔案安全管理要求逐卷逐件進行，慎重處理檔案原件;加強檔案整理中的保護;防范人為災害、突發事件，以及不當操作造成檔案的丟失、破壞或損毀。

四是編研中的檔案安全保護。

依據檔案法規，遵循檔案保護的標準與技術規范，遵守檔案利用與安全的相關規章制度;規范管理，避免使用不當或過度造成損傷及損毀;從保護檔案、方便利用的原則出發，更多采取檔案的數字形式、復制件形式，盡量避免檔案原件的重復使用，減少利用損傷。

3.2 檔案館(室)藏檔案的保管保護

第一，綠色建筑的合理選址。

綠色建筑的場地設計是建筑與周圍環境相協調的可靠保障。選址時應綜合考慮地形、地貌以及主導風向等氣候條件和地理環境因素，所選地段應盡可能便于利用自然能源，對建筑物進行合理布局。所選地址必須有利于防水、防潮，有利于防有害氣體、灰塵，確保檔案安全，便于提供利用;庫房周圍要留有適當的空地，以便以后擴建。

地址選好后，設計工作者要親臨現場，對施工現場的地理環境與人為環境進行分析，并在場地設計時盡量避免建筑設計對生態環境的破壞，應盡量減少現場的熱島效應。根據夏季典型氣象特征，采用梯度風進行模擬，分析邊界條件的設置，使項目周圍建筑環境對建筑群體的遮擋影響較小，在主導風向的影響下，建筑整體通風效果良好，能夠保證人員活動的舒適性。

第二，配備庫房安全保護的設備設施。

一是安全監控系統。

檔案館(庫)的門禁、視頻監控等系統，運行正常平穩、安全可靠。周邊環境設置安全空間，安裝安全監控的設備。庫房和閱覽室等場所安裝視頻監控系統。庫房、機房、整理室、裱糊室等處安裝防盜報警裝置，門、窗(一層)安裝防盜措施。特殊載體庫房安裝防磁等設施，涉密用房安裝信息屏蔽設施，涉密檔案的掃描、存儲、復印、傳真、縮微等辦公設備要經過國家保密部門的安全檢測，或由具備保密資質的單位提供。館(庫)安裝的供電與暖冷系統、給排水系統等符合國家相關規定，滿足安全保障要求。

二是消防設備。

檔案館(庫)安裝的自動報警、自動滅火系統符合國際條約和國家規范，定期檢查系統的安全性與有效性。庫房、機房、整理室及裱糊室應當安裝防火報警和消防設備。消防滅火系統。目前適用于庫房的，具有安全性、有效性、適用性的，通用的消防系統主要有高壓細水霧滅火系統、七氟丙烷氣體滅火系統、CO2氣體滅火系統、純氮氣滅火系統、惰性氣體滅火系統，以及庫房周邊的水噴淋滅火系統。

三是檔案維護設備。

檔案館(庫)安裝調控溫濕度的空調設備，庫房配備溫濕度指示和調控裝置、通風換氣與空氣凈化設備，相應功率滿足溫濕度控制的要求。檔案館配備消毒室和消毒設備。配備除塵設備、修裱工具，以及照片洗印、靜電復印設備、光盤刻錄設備或其他大容量存儲設備。檔案庫房配備適用、可靠和安全的檔案多節柜、檔案密集架、專門保管設備。

四是數字信息案例設備。

檔案備份需配備的信息處理設備，包括業務專用錄音機、錄像機及轉錄設備、檔案縮微設備掃描儀和動態圖像采集壓縮卡等。專用機房配備防電磁干擾、防靜電、防塵、隔熱設施、過載保護裝置、電磁信號干擾器和不間斷電源。電磁信號干擾器和不間斷電源要有保密檢查部門核發的生產許可證。局域網絡布線合理規范，配備加密的數據庫存儲和傳輸設備。以上設備應當符合保管和保密要求。

3.3 出庫檔案的安全保護

第一，加強檔案利用中安全管理。

一是做好檔案利用登記，限定用戶利用范圍，嚴格審批手續;嚴格控制檔案原件的利用，對檔案復制件的使用，也應履行相關手續。建立完整的登記、借用、歸還等手續。

二是使用單位對摘

錄、復制的檔案要嚴格登記、妥善保管，不得散存在個人手中，不得擴散和轉讓。嚴禁擅自摘抄、復制檔案，因工作需要從檔案中取證的，必須按查閱檔案審批權限經審查批準后才能復制(或拍攝)。三是在檔案利用場所安裝攝像監視器，嚴防利用者在檔案上涂改、圈劃、抽取、折疊、裁剪、撤換。用戶利用檔案時必須愛惜檔案，不準向無關人員泄露檔案內容。四是收回檔案時，仔細翻閱檢查被利用的案卷和摘抄的內容。

第二，加強檔案展覽中安全管理。

一是檔案展覽場所應配備安全設施和保護設備，防止檔案被盜、被損壞、被破壞;

二是監管展覽中的檔案安全，防止檔案展覽過程中人為損傷、展覽環境變化、用戶不當操作等因素對檔案的破壞;

三是制訂檔案展覽中災害防護和突發事件應急處置方案，確保檔案安全。

第三，加強外借(轉遞)中安全管理。

一是出借給單位或個人的檔案復制件、摘抄材料，必須加蓋檔案館(室)公章;

二是利用單位或個人借用的檔案，要嚴格登記、妥為保管，不得擴散和轉讓;

三是不允許利用單位或個人長期保存，用畢一律退回。

第四，加強檔案移交的安全管理。

一是做好交接前的準備工作，對所有保存檔案進行一次全面清理，做到賬物相符。

二是對借出的檔案要及時催還，一時歸還不了的要問明原因，整理好檔案借閱查詢登記簿，并在檔案借閱查詢登記簿上注明原因及催還情況。

三是按檔案移交要求編制移交清單，有特殊情況需要說明的附于清單后。

第五，加強檔案轉移運輸中安全管理。

一是檔案轉移運輸時，使用牢固、干燥的包裝材料和裝載形式對被送檔案進行包裝，并進行檔案安全檢查，防止轉運過程中檔案的損失;

二是檔案轉運中包裝箱應符合檔案安全要求，全程注意檔案的完好與完整，避免檔案損壞、被盜、丟失;三是檔案遠距離運輸轉移，應考慮天氣變化，防范暴雨、冰雪或大風等惡劣天氣以及突發事件，可能對檔案造成的損失或危害。

3.4 國家重點檔案及珍貴破損檔案的搶救修復技術

第一，國家重點檔案及珍貴檔案的破損狀況及其分析。國家重點檔案及珍貴檔案在長期保管與利用狀況下都會出現不同的損壞及破損情況，主要表現在以下五個方面：檔案材料的殘破與不全、外觀的改變與污損、字跡(信息)難以辨別和內容圖像模糊不清、材料受酸性腐蝕與灼烤干熱的損壞以及粘結成“檔案磚”等變化。

第二，實施破損檔案搶救修復的途徑與方法。

修復指對破損的檔案進行技術處理、去除有損檔案耐久性的不利因素，使檔案恢復原來的面貌。修復時應明確檔案的價值與內容的重要性，敏銳地診斷檔案的材質、破損等情況，謹慎地確定修復搶救的方案;認真細致地進行修復操作，及時觀察檔案的情況;科學地對修復結果進行全面的評判。修復破損檔案時應遵循以下三原則：

一是有利于檔案制成材料耐久性;

二是盡量保持檔案原貌;

三是使用的修復方法要經過試驗。

此外，在修復中要注意原件與被修復部分的可鑒別、整舊如舊、最小干預，以及效果評定與專家評鑒相結合。

實施檔破損案修復的操作過程為：

(1)接收、登記、觀察需修復的檔案;

(2)評估檔案的受損情況，材質的屬性、材料損壞情況及致其破壞的因素等;

(3)初步確定進行搶救與修復的方案;

(4)對修復方法進行試驗，檢驗方法的可行性;

(5)進行檔案的修復處置，及時觀察檔案的狀態，直至達到理想的修復效果;

(6)總結經驗并形成示范性的修復方法。

在修復破損檔案時應關注擬定的檔案修復搶救方案的適宜性，檔案修復過程中觀察、記錄調整、及時處置，以及完成搶救修復后的評定。